Etwas Organisation muss sein – die Stellenbeschreibung

Rund 8.700 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten im AKH Wien. Damit dies reibungslos funktioniert braucht es klare unternehmerische Strukturen, Organigramm und Stellenbeschreibungen bilden hierfür die Grundlagen.

Von Daniel Izquierdo-Hänni, Referent für Medical Marketing und Patientenkommunikation. Gründer von www.swissmedicalmarketing.com

Unabhängig davon, ob Sie sich als Mediziner für eine Anstellung oder für eine eigene Praxis entscheiden, mit Administrations- und Organisationaspekten werden Sie immer wieder zu tun haben. Ein besonderes Augenmerk verdient die sogenannte Aufbau- und Ablauforganisation, allen voran das Organigramm und die Stellenbeschreibung.

Wer macht was?

Grafisch strukturierte Organigramme haben Sie sicherlich schon gesehen, sei es jene einer Administration oder eines Privatunternehmens, aber auch Ihre (ehemalige) Hochschule verfügt über ein solches. Ziel eines Organigramms ist die klare Darstellung der Aufgaben sowie deren Hierarchie zu einander. Finanzdirektion, administrative Direktion und medizinische Direktion etwa in einem Krankenhaus. Bei einem Bewerbungsgespräch hilft Ihnen das Organigramm sich ein Bild der Komplexität des Unternehmens zu machen, und es führt Ihnen vor Augen wo genau Sie sich einfügen werden. Wer wird Ihr direkter Vorgesetzter sein, wer der Chef der Abteilung und wer der Big Boss.

Für niedergelassene Ärzte kann ein Organigramm dann Sinn machen, wenn in der Praxis mehr als zwei oder drei Mitarbeiter tätig sind. Schon das Aufnotieren aller Arbeiten, die in einer Praxis zu erledigen sind, führt einem sowohl die Komplexität wie auch die Menge der Aufgaben, die zu erledigen sind, gut vor Augen. Diese Übersicht erleichtert in Folge auch die Zuteilung der Jobs: Wer macht was? Welche/r Mitarbeiter/innen kümmert sich um welche Aufgaben? (Eigener Kommentar: Viele Praxisinhaber haben das Gefühl, sie müssten sich als Chef selber um alles kümmern. Der unternehmerische Erfolg liegt jedoch darin „mindere“ Aufgaben zu delegieren und sich als Spezialist auf jene zu fokussieren, in welchen man über eine besonders hohe Kompetenz ausweist.)

Und wer macht was – ganz konkret?

Mit dem Organigramm als Grundlage definieren die Arbeitsplatzbeschreibungen die Aufgaben und Ziele, Kompetenzen und Pflichten einer Stelle. Übergeordnete Ziele sind dabei eine klare Umschreibung der Kompetenzen sowie das Vermeiden von Doppelspurigkeiten; Probleme, die auch in einer Kleinpraxis vorkommen können.

Im Internet findet man eine Vielzahl an Vorlagen für die Erstellung einer Stellenbeschreibung, wichtig sind folgende Aspekte…

• Die Aufgaben müssen so genau und umfassend wie nur möglich zusammengetragen und beschrieben werden, lieber zu viel als zu wenig. Diese sind zudem nach Prioritäten zu unterteilen: Haupt- resp. Kernaufgaben, Nebenaufgaben sowie ergänzende Aufgaben. Oder anders formuliert: Was muss unbedingt erledigt werden? Was sollte wenn möglich erledigt werden? Und was könnte allenfalls erledigt werden?
• Aufgaben sind Pflichten, und wer Pflichten hat sollte auch über die entsprechenden Kompetenzen verfügen um diese selbständig erledigen zu können. Dies ist gerade in der Medizin, in welcher die Hierarchien in der Regel klar definiert sind, nicht immer allen wirklich bewusst. Chef sein bedeutet Verantwortungen abdelegieren zu können.
• Um Probleme zu vermeiden sollten auch die Stellvertretungen genauestens geregelt sein. Wer übernimmt die entsprechenden Aufgaben, wenn jemand in den Urlaub fährt oder krankheitshalber ausfällt? Und für welche andere Stelle ist man verantwortlich, wenn ein Kollege oder eine Kollegin abwesend ist?

Also, egal ob selbstständiger Mediziner oder Arzt im Angestelltenverhältnis, sich etwas bewusster als bisher mit administrativen respektive organisatorischen Fragestellungen auseinander zu setzen, kann durchaus Sinn machen. Denn je genauer die organisatorischen Aspekte geklärt sind, umso reibungsloser kann es danach laufen.